Регламент проведения инвентаризации на складе: основные правила и частые ошибки

Главная / Бизнес / Регламент проведения инвентаризации на складе: основные правила и частые ошибки
Статью готовил(а): Михаил Комаров

Зарплатный бухгалтер. Приходится разбираться по службе в картах различных банков, а по дружбе – в кредитных картах этих же и других банков. Пока получается неплохо, коллеги постоянно благодарят за помощь.

Регламент проведения инвентаризации на складе: основные правила и частые ошибкиПри получении товара или сырья для производства часто могут возникать ошибки в документах. Особенно это проявляется при больших количествах поставок, вследствие чего возникает несовпадение фактического остатка на складе с тем, что записан в приёмных бумагах. Для того чтобы уравнять эту цифру и понимать состояние дел по наличию продукции проводится инвентаризация. Это процесс самостоятельного подсчёта каждой единицы товара для получения наиболее точных результатов. На крупных предприятиях такая процедура имеет план периодичности проверки, потому и проводится регулярно.

Навигация

Как провести инвентаризацию на складе

На каждом складе хранения вещей актуален вопрос о соответствии количества товаров и партий грузов, а также об отчетной документации в виде квитанций, ведомостей и электронных баз данных. В идеале эти данные должны совпадать абсолютно точно, однако на практике такое не всегда случается. Одним из факторов, которые значительно усложняют процедуру учета, является сложность отслеживания уменьшения количества органических грузов из-за естественных физический и химических процессов: усушка, порча и прочие аспекты, которые в общем можно назвать естественной убылью. Иногда возможны и нераскрытые факты хищения имущества (разумеется, при воровстве никто не будет документировать факт кражи). К тому же персонал, который работает на складе, при получении и отгрузке товаров периодически может допускать ошибки, которые ведут к пересортице, недостачам или излишкам.

Вероятность таких ошибок можно в несколько раз уменьшить, если применить метод адресного хранения. Иногда бывают и такие ситуации, когда в процессе оформления первичных документов допускается арифметическая или другая техническая ошибка. Чтобы устранить все неточности учета, проводится инвентаризация хранимого имущества. Данное мероприятие проводится для устранения расхождений между данными про учтенное и фактическое количество ценностей, а также для выявления фактов хищения и порчи имущества.

Совет
Инвентаризацию необходимо проводить хотя бы раз в год перед оформлением годового отчета. Но на практике многие проводят полную инвентаризацию минимум раз в месяц, а то и при выходе на работу каждой новой смены кладовщиков (проводят частичную внеплановую инвентаризацию). Это делают для того, чтобы избежать материальной ответственности в случае пропажи или порчи ценных грузов.

Каждой плановой инвентаризации должен предшествовать приказ, постановление или любой другой нормативный документ о проведении инвентаризации, в котором утверждаются сроки проведения данного мероприятия, инвентаризируемые объекты и состав инвентаризационной комиссии. Обычно в состав комиссии входят: руководитель складского комплекса или его заместитель, а также заведующий складом, главный бухгалтер или его заместитель, представитель общественности, представитель охранной службы, дежурные кладовщики и другие должностные лица, привлекающиеся для проведения этой процедуры.

Могут также присутствовать независимые эксперты и представители аудиторских служб. Если один из членов утвержденной комиссии на момент начала инвентаризации отсутствует, то она считается недействительной.

Подготовка к инвентаризации

Перед проведением инвентаризации всем подразделениям компании, которые ответственные за расположение товаров на складе, необходимо провести все операции по выверке остатков (возвраты клиентам и поставщикам, списание брака, обмены и недопоставки). Если же по каким-либо причинам товар остался на складе, то он складывается отдельно, маркируется и в инвентаризации не участвует.

Важная информация
Как правило, все товары расположены по адресам, поэтому перед проведением процедуры нужно проверить соответствие расположению в информационной системе и физическому расположению. За день до инвентаризации работники склада должны максимально заполнить ячейки на складе комплектования, убрать лишнее на паллетный склад, а также привести в порядок рабочие места (ведь часто на рабочих местах контролеров можно найти много товаров). Весь склад следует разделить на зоны так, чтобы одна инвентаризационная группа, состоящая из трех человек, смогла подсчитать свой участок за один рабочий день.

Бракованный и нетоварного вида товар должен находиться в отдельном месте на складе и на отдельных виртуальных складах информационной системы, он инвентаризуется по отдельной ведомости. До начала проведения данного мероприятия новые поступления должны перейти в статус товара для продажи и быть перенесенными в информационной системе на места хранения.

Еще есть виртуальный склад для обозначения товара, который «исчезает» во время между инвентаризациями. Например, он расположен в неуказанном месте или «пересортился» с другими товарами. Перед инвентаризацией этот товар также перемещается по учету на места хранения для попадания в инвентаризационные ведомости.

Проведение инвентаризации

В первую очередь печатаются два типа ведомостей инвентаризации на складе: для подсчета на ячейках хранения (ведомости печатаются по порядку ячеек), и для подсчета товаров на паллетном складе (отсортированные по алфавиту). Помните, что участники инвентаризации пересчитывают лишь тот товар, который расположен на закрепленном за ними участке склада. Если же товар отсутствует в ведомости, то он складируется в определенном месте и разбирается отдельными работниками.

Внимание
Работникам, которые подсчитывают товары на ячейках, нужно достать весь товар с ячейки, пересчитать посерийно, дописать серию, если та не указана в ведомости, и занести количество в ведомость. Подсчитанные серии следует выложить в порядке возрастания количества. Работники, которые подсчитывают товары на дополнительных местах хранения и на паллетном складе, должны указать в ведомости номер дополнительной ячейки, на которой фактически расположен товар.

После завершения подсчета на инвентаризационном листе ставятся фамилии и подписи всех членов рабочей бригады, делается ксерокопия и лист передается одному из операторов для ввода в информационную систему. После этого группы меняются копиями ведомостей с другими группами для перепроверки подсчетов. Если были выявлены расхождения, то листы с исправлениями передают старшему оператору для исправления данных в информационной системе.

Завершающий этап

После пересчета и выявления расхождения между учетным и фактическим количеством товара, выводится результат инвентаризации.

Как правило, его выводят в денежном эквиваленте, это или недостача, или экономия. И то, и другое в больших количествах является предметом разбирательства для службы безопасности.

В результате выявляются виновные лица, к которым применяются различного рода взыскательные меры (от материальной и административной до уголовной ответственности). Ответственные лица сумму недостачи компенсируют из своей заработной платы, что оговорено условиями трудового договора или контракта. По результатам инвентаризации иногда даже проводят кадровые перестановки (руководителей понижают в должности).

Инвентаризация на данный момент является единственным действенным методом контроля целостности хранения. Альтернативой может выступать лишь полная автоматизация процессов обработки грузов с исключением человеческого фактора.

По материалам: http://bizsovet.com/story/kak-provesti-inventarizaciyu-na-sklade

Методология проведения инвентаризации на складе

На каждом складе хранения вещей встает вопрос о соответствии количества товаров и партий грузов, хранимых на территории, и отчетной документации в виде квитанций, ведомостей, электронных баз данных. В идеальном варианте эти данные должны совпадать абсолютно точно, однако в реальной жизни такое не всегда случается. Одним из факторов, которые значительно усложняют процедуру учета – это сложность отслеживания уменьшения количества органических грузов, вследствие естественных физических и химических процессов: усушка, порча и другие аспекты, которые характеризуются общим понятием естественной убыли.

Совет
Иногда случаются нераскрытые факты хищения имущества (естественно, при воровстве никто не будет документировать факт кражи). Кроме всего прочего персонал, работающий на складе, при получении и отгрузке товаров, время от времени допускает ошибки, которые ведут к пересортице, недостаче, либо излишкам (так называемым внутренним перетокам). Такие ошибки уменьшаются в разы, если используется метод адресного хранения. Также иногда бывают ситуации, когда в процессе оформления первичных документов допускается арифметическая, или иная техническая ошибка. Для устранения всех неточностей учета, используется инвентаризация хранимого имущества. Общая инвентаризация проводится для устранения расхождений между данными про учтенное и фактическое количество ценностей, а также для выявления фактов хищения и порчи имущества.

Количество инвентаризаций регулируется приказом об учетной политике предприятия, но оно должно соответствовать статье 12 Закона «О бухгалтерском учете», согласно которому инвентаризацию необходимо проводить хотя бы 1 раз в год перед оформлением годового отчета.

Но на практике, большинство складов, которые осуществляют временное хранение грузов, проводят полную инвентаризацию минимум один раз в месяц, а то и пересчитывают отдельные виды товаров (как правило, ценные грузы) при выходе на работу каждой новой смены кладовщиков (проводят частичную внеплановую инвентаризацию). Это производится для того, чтобы избежать материальной ответственности в случае пропажи или порчи ценных грузов.

Состав комиссии по инвентаризации

Началу каждой плановой инвентаризации предшествует приказ, постановление, либо какой другой нормативный распорядительный документ о проведении инвентаризации, в соответствии с формой ИНВ-22, в которой утверждаются сроки проведения инвентаризации, инвентаризируемые объекты, а также утверждается состав инвентаризационной комиссии. В состав комиссии обычно входят:

Председатель комиссии

  • руководитель складского комплекса;
  • либо его заместитель.

Члены комиссии:

  • главный бухгалтер, либо замещающее его лицо;
  • заведующий складом;
  • представитель общественности;
  • представитель охранной службы, либо службы безопасности;
  • дежурные кладовщики;
  • представители правоохранительных органов, в случае проведения следственных действий;
  • иные должностные лица, привлекающиеся для проведения данной процедуре.

Иногда к проведению инвентаризации привлекаются независимые эксперты и представители аудиторских служб. Если хотя бы один из членов утвержденной комиссии на момент начала инвентаризации отсутствует, то она считается недействительной.

Начало проведения процесса

К началу инвентаризации вся первичная отчетная документация должна быть сдана в бухгалтерию и проведена по базе данных учетной программы. Соответственно, все остатки должны быть подсчитаны, а известные факты нестыковок обоснованны и подтверждены документально.

Важная информация
О фактах нестыковок материально-ответственные лица ставят в известность комиссию и дают расписку председателю инвентаризационной комиссии. Работники бухгалтерии подготавливаю распечатки сличительных ведомостей по форме ИНВ-19, в которых должны отображаться результаты инвентаризации. Для имущества, находящегося на ответственном хранении, должны распечатываться отдельные сличительные ведомости.

При пересчете хранимое имущество не должно поступать и отгружаться, а также запрещено перемещение товаром между складами. Запрещается и перемещение ТМЦ в пределах ячеек на самом складе.

Внимание
Если же товар поступил на склад, то на него составляется отдельная опись под названием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», форма ИНВ-3. Эти данные в дальнейшем, при подведении итогов инвентаризации, приходуются к товарному отчету склада. Если процесс инвентаризации идет длительное время, а отдельная группа товара требует срочной отгрузки, то руководитель и главный бухгалтер предприятия должны дать на это свое письменное согласие.

В процессе инвентаризации объекты могут пересчитываются как вручную, так и с помощью терминалов базы данных, работа которых основана на принципе сканирования штрихкодов. Также когда ассортиментный перечень складского комплекса небольшой можно обойтись ручным подсчетом. Если же, к примеру, необходимо пересчитать товар на крупном продуктовом складе, то использование терминала базы данных поможет увеличить скорость пересчета за счет значительной автоматизации идентификации товара.

Автоматизированный способ инвентаризации на порядок повышает качество ее проведения. Членам инвентаризационной комиссии раздаются такие терминалы, которыми они сканируют все объекты, которые есть в наличии на складе, а потом эти данные передают в основную базу склада. Сканировать вслепую категорически запрещено, так как не всегда штрихкоды являются корректными.

Поэтому, всегда необходимо сравнивать этикетку и название, которое высвечивается на дисплее терминала. В случае, если при инвентаризации не использовали терминалы базы данных, то фактическое количество записывается в сличительные ведомости, а потом вручную вводится в учетную программу. При таких действиях необходимо быть очень внимательным и не допускать опечатки, так как это приведет к искажениям результатов инвентаризации.

Если же расхождения между учетными и фактическими данными на некоторые позиции велики, то их необходимо пересчитывать. Лучше всего, если для пересчета назначат другого человека. Если случаев расхождения много, то по инициативе руководства возможен вариант контрольной проверки результатов инвентаризации. Для этого по приказу руководителя создается новая комиссия.

Конечный этап

После окончательного пересчета и выявления расхождений между учетным и фактическим количеством товаров, выводится результат инвентаризации. Он выводится в денежном эквиваленте.

Это либо недостача, либо экономия. И то и то в больших количествах является предметом разбирательства для службы безопасности.

Совет
Таким образом, выявляются виновные лица, к которым применяются различного рода взыскательные меры (от материальной и административной, до уголовной ответственности). Сумму недостачи компенсируют материально ответственные лица, путем вычета из своей заработной платы, что оговорено условиями трудового договора или контракта. В некоторых случаях, по результатам инвентаризации производятся кадровые перестановки (руководителей понижают в должности).

По материалам: http://www.west-pereezd.su/metodologiya-provedeniya-inventarizaczii-na-sklade.html

Как правильно проводить инвентаризацию?

Уверены, вы не раз задумывались о том, эффективно ли в вашей организации проводится инвентаризация? А можно ли улучшить и ускорить этот процесс?

Важная информация
Сегодня существует несколько способов проведения инвентаризации. Каждый из них имеет свои плюсы и минусы. В этой статье мы постараемся рассмотреть каждый из них, чтобы вам было удобнее принимать решение о том, как в дальнейшем выполнять данную задачу.

Идеальная инвентаризацияВы, вероятно, согласитесь, что идеальная инвентаризация неизменно должна быть:

  • Быстрой – данный процесс занимает время от несколько часов до нескольких дней, в зависимости от объемов инвентаризуемых единиц.
  • Экономной – вам не приходится тратить на инвентаризацию дополнительные средства.
  • Качественной – вы полностью уверены в том, что полученные результаты достоверны.
  • Правильной – количество остатков на складе или в магазине сошлось с информацией в учетной системе.

Безусловно, это тот идеал, к которому стремятся все компании. Давайте рассмотрим, можно ли добиться такого результата.

Внимание
Инвентаризация «по старинке»Это один из самых распространенных способов проведения инвентаризации. Им пользуется подавляющее большинство российских компаний.

Речь идет об инвентаризации, проводимой с помощью карандаша, бумаги и ручного пересчета всех товарных единиц на складе. Причем саму технологию, систему, схему, если удобно, каждая организация разрабатывает годами лично для себя. Чаще всего такой опыт будет не применим в другой компании.

Обо всех минусах, вы, скорее всего, догадываетесь сами:

  • В таком режиме инвентаризация может занимать неделю, месяц, порой даже больше.
  • Чаще всего требуется полное закрытие склада или магазина, что неизменно ведет к потери потенциальной прибыли, а значит, к убыткам.
  • Требует от владельца организации серьезных финансовых вложений, поскольку приходится оплачивать сверхурочные сотрудникам склада или даже расширять персонал.
  • Результаты инвентаризации практически всегда очень далеки от идеала: выявляются пересортица, недостача, излишки. А самое страшное – нет возможности полностью доверять этим итогам, ведь ручной режим работы неизбежно влечет за собой ошибки, вызванные человеческим фактором, вследствие чего появляются псевдопересортица, мнимые излишки, ошибочная недостача.

Что касается плюсов, то многие руководители склада и собственники бизнеса отмечают здесь экономию денежных средств, что, является сомнительным преимуществом. Затраты на выплаты премий или сверхурочных сотрудникам, не полученная прибыль от закрытия помещения на время инвентаризации, убытки в связи с полученными результатами – все это во много раз перекрывает экономию на инвентаризации.

Безусловно, такой способ достаточно жизнеспособный, и многие компании успешно его применяют. Но здесь все же стоит задуматься обо всех издержках, затратах и убытках, и в случае если они значительные, предпринять меры по повышению эффективности всего процесса.

Инвентаризация на аутсорсеУслуги по проведению независимой инвентаризации сегодня набирают свою силу. Появляется все больше компаний, успешно выполняющих данную задачу. Выбрать среди них ту, что подойдет именно вам, не составит труда.

Но прежде, чем доверять такой важный процесс как инвентаризация сторонним специалистам, необходимо внимательно посмотреть на возможные минусы и риски такого решения.

  • Только при небольшом складе или магазине минимальная стоимость таких услуг достигает отметки в 40 000 р. за одну инвентаризацию.
  • Вы становитесь полностью зависимыми от услуг сторонних профессионалов и вынуждены приглашать их при каждой необходимости.
  • Профессионализм ваших сотрудников не растет, уровень компетенции вашей компании в целом не повышается, поскольку ваши специалисты частично перестают контролировать ваш склад или магазин.
  • Вы не сможете быть полностью уверены в том, что полученные в ходе такой инвентаризации результаты достоверны и точны.

Конечно, такой способ проведения инвентаризации может быть удобным и даже выгодным, но, как видите, сопровождается рядом рисков и издержек.

Инвентаризация с WMS системойОдним из интересных способов автоматизации всего склада или магазина является использование WMS систем.

Совет
Существует множество решений, каждое из которых предлагает своим клиентам улучшение и повышение эффективности всех важных бизнес-процессов.

Все они предъявляют высокие требования не только к разработчикам, но и к компании-клиенту. Нужны системный подход, готовность к трудозатратам, длительному времени на разработку и внедрение, концентрация внимания множества специалистов, регулярная отладка и, конечно, большие финансовые вложения, которые исчисляются не одним миллионом.

Важная информация
Безусловно, далеко не каждая компания готова к такого рода изменениям. Ведь чаще всего они требуются уже на этапе очень зрелого бизнеса.

Кроме того, все-таки не все WMS системы позволяют автоматизировать именно процесс инвентаризации. В таком случае, многие компании решают использовать вместе с этим решением терминалы сбора данных с установленным на них программным обеспечением.

Внимание
Инвентаризация с помощью терминалов сбора данных Пожалуй, самый простой и доступный способ проведения инвентаризации – это использование терминалов сбора данных с установленным на них программным обеспечением Goods. Такое решение позволяет легко и быстро автоматизировать данный процесс, минимизировать количество ошибок и получать достоверные сведения о содержимом склада или магазина.

Как оно работает? Каждому сотруднику вручается терминал сбора данных с установленным на нем программным обеспечением Goods. Это устройство позволяет быстро считать информацию обо всех товарных единицах на складе или в магазине с помощью штрих-кодов и передать ее в вашу учетную систему.

С помощью такой автоматизации вы:Экономите денежные средства

  • Вы не будете выплачивать сверхурочные вашим сотрудникам или расширять штат, увеличивая зарплатный фонд.
  • Вам не потребуется регулярно прибегать к услугам аутсорсинговых компаний и приглашать к себе сторонних специалистов.
  • Вы больше не будете терпеть убытки или упускать прибыль от закрытия склада или магазина на время проведения инвентаризации.

Экономите время и силы

  • Инвентаризация будет занимать в несколько раз меньше времени, чем сейчас.
  • Минимизируется количество возможных ошибок, вызванных человеческим фактором.
  • Высвободившиеся ресурсы сотрудников могут быть использованы более эффективно.

Будете спокойны и уверены

  • Что полученный при такой инвентаризации результат соответствует действительности.
  • В своем персонале, поскольку ваши менеджеры будут лучше знать собственный склад или магазин.
  • Вы больше не будете переживать из-за инвентаризации при каждом ее проведении.

Как видите, вариантов методик проведения инвентаризации достаточно много. Не зависимо от того, что вы выбираете, мы готовы оказать вам необходимую поддержку, проконсультировать, провести аудит работы вашего склада или магазина и предложить готовые решения по автоматизации.

По материалам: http://goods-mobile.ru/blog/004-kak-pravilno-provodit-inventarizatsiyu/

Инвентаризация склада

Периодическая инвентаризация склада является, чуть ли не жизненно необходимым условием выживания большинства компаний, в тех, достаточно жестких, условиях глобального экономического спада, в которых находится не только наша страна, но и все остальные мировые державы.

Своевременная инвентаризация склада, проведённая профессионалами по современным стандартам, с использованием современных технических решений, позволяет оперативно вычислять узкие моменты в логистических цепочках и значимых для стабильного развития бизнес процессов звеньях, выявлять нарушения и вовремя их пресекать.

Оперативно проводимая инвентаризация складов помогает выявить наиболее сильно влияющие на образование недостачи факторы, к которым относятся неблагоприятные условия хранения (включая несоблюдение температурного режима), системные сбои в учетной политике, наконец, факты воровства, утаивания и приписок со стороны неблагонадежных сотрудников компании.

Инвентаризация товаров на складе

В прицеле внимания тех, кем проводится очередная инвентаризация товаров на складе, находятся, прежде всего, наличие, состояние продукции и условия её хранения, соответственно, связанная с этим утечка продукции, любые недостачи, связанные с недобросовестностью обслуживающего склад персонала, сжатие, усыхание, испарение, и порча продукции, находящейся на складах.

В этом смысле, чем чаще будет проводиться инвентаризация товаров на складе, тем спокойнее будет собственникам, так как шансы своевременного обнаружения недостачи при таком подходе резке увеличиваются.

Вообще, в соответствии со статьёй № 129-ФЗ Федерального законодательства, процедура эта является для любого предприятия обязательной, и должна быть плановой. Кроме того, инвентаризация склада является абсолютно необходимой при любой смене руководства компании. Однако, в идеале, складская инвентаризация должна быть и периодической и внеплановой, причём, чем меньше сотрудников будет знать о готовящихся проведениях внеплановой, тем лучше, и это является ещё одним фактором, по которому преимущества остаются именно за независимым аудитом складов.

По материалам: http://интерпрайм.рф/inventarisation/inventarizacija-sklada.html

Инвентаризация товаров на складе

В любой коммерческой деятельности возможны риски и потери. Некоторые из них можно предотвратить и избежать, проводя периодическую инвентаризацию склада.

Важная информация
Инвентаризация склада предполагает выявление наличия продукции и сопоставление наличия со сведениями из бухгалтерского отчета. По итогам инвентаризации должны быть выявлены настоящие факторы, которые привели к несоответствию данных бухучета и фактического наличия. Должны быть предприняты меры для ликвидации данных факторов.

В процессе проведения инвентаризации на складе проверяется сохранность продукции, правильность ее хранения, а также процедура ведения учета движения продукции.

Процедура инвентаризации является крайне важной для целей бухгалтерского учета.

Виды инвентаризаций склада

Существуют следующие виды инвентаризации товаров на складе:

  • Выборочная инвентаризация – в ходе нее проверяется наличие только некоторой части материальных активов.
  • Сплошная (полная) инвентаризация – проверяются абсолютно все ценности, находящиеся на складе.

Полная инвентаризация в обязательном порядке должна проводиться в следующих случаях:

  • при реорганизации или ликвидации склада;
  • перед оформлением бухгалтерского отчета, формируемого каждый год;
  • при перемещении склада в иное место;
  • если произошли какие-либо чрезвычайные ситуации;
  • если сменяется работник, несущий мат. ответственность, а также при выбытии из коллектива более половины работников склада;
  • если была установлена порча, хищение или злоупотребление активами.

Инструкция по проведению инвентаризации на складе

Инструкция инвентаризации склада предполагает следующие пункты:

  1. Директор организации издает приказ о создании комиссии по инвентаризации.
  2. Комиссия формирует проект, в соответствие с которым будет осуществляться проверка. В нем обязательно прописывается:
  • место проведения инвентаризации – склад;
  • работники, которые будут осуществлять перерасчеты;
  • рамки осуществления перерасчетов.
  1. Управляющий компании подписывает проект, подготовленный комиссией.
  2. Директор организации издает еще один приказ, в котором сообщается о прекращении на время осуществления инвентаризации:
  • перемещений ценностей по складу;
  • перемещений активов в иные компании;
  • передачи продукции клиентам.
  1. Управляющий компании издает приказ о составе рабочих комиссий, в соответствие с планом инвентаризации.
  2. Инвентаризационная комиссия подготавливает описи ТМЦ.
  3. Председатель комиссия получает у работника, несущего материальную ответственность, расписку о том, что к началу инвентаризации остатков на складе все документы по приходу и расходу сданы в бухгалтерский отдел.
  4. Инвентаризационная комиссия выполняет инструктаж рабочих комиссий, ответственных за осуществление перерасчетов и заполнение описей товарно-материальных активов.
  5. После того, как перерасчеты были проведены, комиссия по инвентаризации проверяет точность заполнения описей. Если замечания отсутствуют, все сведения вносятся в специальную программу обработки инвентаризации.
  6. Если обнаружены несоответствия между данными перерасчета и учетными данными, комиссия по инвентаризации готовит описи для осуществления повторного перерасчета.
  7. В соответствие с данными описями, рабочая комиссия повторно проводит перерасчет.
  8. По итогам осуществления второго перерасчета комиссия готовит сличительные ведомости.
  9. Инвентаризационная комиссия передает все документы по инвентаризации склада в отдел бухгалтерии.
  10. Если бухгалтерия обнаружит расхождения между данными инвентаризации и данными бухучета, необходимо провести контрольную проверку итогов инвентаризации.
  11. Директор компании издает приказ о создании комиссии для проведения контрольной проверки.
  12. Комиссия формирует акт о контрольной проверке и осуществляет контрольный перерасчет ценностей. Результаты согласовываются со всеми участниками инвентаризационной комиссии, после чего вносятся в учетную книгу.

Приказ о проведении инвентаризации на складе (образец)

Приказ о проведении инвентаризации склада должен быть составлен по определенной форме. В нем обязательно должна содержаться следующая информация:

  • состав комиссии по инвентаризации;
  • что именно подлежит инвентаризации, то есть товары на складе;
  • даты начала и окончания проведения инвентаризации;
  • причина, по которой осуществляется инвентаризация;
  • дата поступления документов по инвентаризации в отдел бухгалтерии.

Образец приказа о проведении инвентаризации на складе приведен ниже:

По материалам: https://okbuh.ru/inventarizatsiya/sklada

Экономика и финансы. Учебные материалы

Основанием для проведения инвентаризации служит приказ. В нем предусматривают: сроки проведения инвентаризации и состав комиссии. В нее включают: бухгалтера, представителя незаинтересованной организации и председателя, которым назначается: товаровед, менеджер или другой представитель администрации.Комиссия должна: Опломбировать запасные входы и выходы.

Внимание
Потребовать, чтобы заведующий складом составил отчет (его пописывает председатель комиссии), произвел разноску по книгам и карточкам.

Оформляют инвентаризацию описью в трех экземплярах. На первой странице с МОЛ берут подписку о том, что все товары предъявлены к инвентаризации, а документы включены в отчет. Опись ведет бухгалтер, подсчет – председатель комиссии и МОЛ. Товары проверяют в той последовательности, как они расположены на складе, одновременно сравнивая полученное количество с книгами и карточками. Товары, требующие списания, оформляются актом. Если будут выявлены товары с просроченным сроком годности, неходовые, их записывают на отдельную страницу.

Проверке подлежат товары на ответственном хранении, которые должны быть также записаны на отдельную страницу. Если во время инвентаризации поступит товар, то его приемку производит инвентаризационная комиссия. Его записывают в опись, сделав пометку «поступил во время инвентаризации». В конце инвентаризации бухгалтер подсчитывает общий итог по описи, сравнивает его с остатком по отчету и выводит предварительный результат. С МОЛ берут расписку, что все товары подсчитаны в его присутствии, и претензий к комиссии он не имеет. После этого опись сдают для проверки и выведения окончательного результата.

По материалам: http://finans-study.ru/poryadok-provedeniya-inventarizacii-na-sklade.html

Инвентаризация ТМЦ

Инвентаризация — это процедура, с которой хотя бы раз в год сталкивается любая организация.

Данная статья поможет разобраться в тонкостях инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в 1С. Давайте рассмотрим:

  • особенности оформления инвентаризации ТМЦ в 1С;
  • схему инвентаризации и нюансы отражения проверки фактического наличия и данных бухгалтерского учета;
  • инвентаризациюТМЦ при смене материально ответственного лица (МОЛ);
  • особенности проведения инвентаризации определенного вида ТМЦ.

Особенности инвентаризации ТМЦ в 1С

Результаты проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) отражаются документом Инвентаризация товаров через раздел Склад — Инвентаризация — Инвентаризация товаров. Данный документ является универсальным. Предназначен для счетов учета:

  • товаров (счет 41);
  • материалов (счет 10);
  • готовой продукции (счет 43);
  • внеоборотных активов (счет 08).

Документ Инвентаризация товаров автоматически не заполняет данные по ТМЦ, которые числятся на забалансовых счетах.

Если необходимо внести результаты инвентаризации только по материалам или товарам, то в 1С можно воспользоваться быстрым способом заполнения документа Инвентаризация товаров — см. пункт Алгоритм инвентаризации по отдельному виду ТМЦ

Документ Инвентаризация товаров может провести результаты сверки по всем типам складов:

  • оптовый;
  • розничный магазин – автоматизированная торговая точка (АТТ);
  • неавтоматизированная торговая точка.

Итоги инвентаризации можно оформить в 1С по каждому материально ответственному лицу (МОЛ) отдельно. Для этого необходимо в поле Ответственное лицо выбрать МОЛ из справочника Физические лица. Поле Склад при этом не заполняется.

Совет
Про особенности оформления результатов инвентаризации в разрезе МОЛ можно узнать в разделе Алгоритм инвентаризации по МОЛ

Общая схема инвентаризации ТМЦ в 1С

Важная информация
Поле Склад заполняется из справочника Склады. Поле Ответственное лицо будет заполнено автоматически при условии, что в карточке склада было указано Ответственное лицо.

На вкладке Проведение инвентаризации заполняется:

  • период проведения инвентаризации;
  • номер и дата приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации;
  • причина проведения инвентаризации.

На вкладке Инвентаризационная комиссия по кнопке Добавить из справочника Физические лица заполняется состав инвентаризационной комиссии. В графе Председатель с помощью флажка отмечается сотрудник, который назначен председателем инвентаризационной комиссии.

Внимание
После заполнения вкладок Проведение инвентаризации и Инвентаризационная комиссия, используя кнопку Печать, можно распечатать Приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22). PDF

Вкладка Товары заполняется автоматически при нажатии Заполнить — Заполнить по остаткам на складе.

1С анализирует остатки ТМЦ на момент проведения инвентаризации и заполняет вкладку Товары:

  • Кол-во факт – фактическое количество ТМЦ по данным инвентаризации. При автоматическом заполнении документа графа заполняется согласно данным бухгалтерского учета. При не соответствии данных фактическому наличию ТМЦ необходимо вручную внести изменения в те позиции, по которым выявлены расхождения;
  • Кол-во учет – учетное количество ТМЦ, данная графа заполняется автоматически и соответствует данным бухгалтерского учета в программе;
  • Отклонение – разность граф Кол-во учет и Кол-во факт, т.е. расхождение фактических данных с данными бухгалтерского учета, выявленные в результате инвентаризации. Недостача отражается со знаком минус;
  • Цена – себестоимость единицы ТМЦ, согласно учетным данным;
  • Сумма факт – учетная стоимость ТМЦ, обнаруженных в результате инвентаризации, т.е. результат умножения граф Кол-во факт и Цена;
  • Сумма учет – стоимость ТМЦ согласно учетным данным. Графа заполняется автоматически согласно данным бухгалтерского учета, это результат умножения граф Кол-во учет и Цена;
  • Счет учета – счет учета инвентаризируемых ТМЦ, подставляется автоматически.

Если при инвентаризации обнаружен объект, который не был учтен, то его надо ввести на вкладке Товары по кнопке Добавить.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. инвентаризационную опись ТМЦ и сличительную ведомость. В 1С используется Инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3) и Сличительная ведомость (ИНВ -19).

Алгоритм инвентаризации по МОЛ

Если Организация проводит инвентаризацию ТМЦ, которые находятся в подотчете у одного МОЛ на разных складах, то в документе Инвентаризация товаров заполняется только поле Ответственное лицо из справочника Физические лица. Поле Склад заполнять не требуется.

Сведения во вкладках Проведение инвентаризации и Инвентаризационная комиссия необходимо заносить по алгоритму, указанному в пункте выше Инвентаризация ТМЦ

Вкладка Товары заполняется автоматически при нажатии кнопки Заполнить — Заполнить по остаткам на складе.

1С анализирует остатки ТМЦ в подотчете МОЛ на момент проведения инвентаризации и заполняет вкладку Товары.

Алгоритм инвентаризации по отдельному виду ТМЦ

В 1С для инвентаризации ТМЦ предусмотрен единый документ Инвентаризация товаров, который автоматически заполняется всеми видами ТМЦ: товарами, материалами, готовой продукции, внеобортными активами.

Для того чтобы оформить результаты инвентаризации отдельно по конкретному виду ТМЦ, необходимо сделать следующие настройки по заполнению вкладки Товары документа Инвентаризация товаров.

Совет
Шаг 1. Открыть документ Инвентаризация товаров, раздел Склад — Инвентаризация — Инвентаризация товаров.

Шаг 2. Открыть окно настройки формы документа (кнопка ЕЩЕ— Изменить форму).

Важная информация
Шаг 3. Добавить реквизит Вид номенклатуры на вкладку Товары. Для этого в группе Товары подвести курсор на реквизит Номенклатура и нажать кнопку Добавить поля. В окне выбора поставить флажок напротив реквизита Вид номенклатуры.

В результате новый реквизит отразится в окне настройки формы.

Внимание
Шаг 4. Заполнить документ, кнопка Заполнить — Заполнить по остаткам на складе.

Шаг 5. Чтобы оставить в документе только материалы, необходимо пометить к удалению ненужный вид номенклатуры, используя «горячие» клавиши 1С.

Для удаления строк на вкладке Товары в нашем примере достаточно просто пометить курсором первую позицию в списке Товары и последнюю — комбинация клавиш SHIFT+левая кнопка мыши. После этого все позиции с видом номенклатуры Товары выделятся желтым цветом.

Шаг 6. Удалить выделенные позиции по команде контекстного меню правой кнопки мыши Удалить.

Таким образом, в документе Инвентаризация товаров должны остаться только позиции с необходимым видом ТМЦ — Материалы.

По материалам: http://buhpoisk.ru/inventarizatsiya-tmts.html

Аутсорсинг инвентаризации

Инвентаризация имущества, основных средств и других материальных ценностей на предприятиях выполняется, чаще всего, с целью удовлетворения действующего законодательства. Результаты такой описи обычно не отличаются точностью и дают поверхностное представление о реальном содержимом склада, состояния запасов и основных средств.

Менеджмент компании, в первую очередь, должен быть заинтересован в получении объективных данных о наличии и состоянии ее имущества, поскольку эти факты напрямую влияют на получение прибыли и избежание простоев на производстве.

Преимущества проведения независимой инвентаризации

Необходимость проведения инвентаризации сторонней фирмой может быть обусловлена целым рядом причин, из которых наиболее популярной является желание получить объективную картину состояния материальных ценностей компании.Помимо фактической ценности, передача проведения инвентаризации «третьим лицам» имеет и другие значимые преимущества:

  • Мы работаем – вы отдыхаете…

…или продолжаете решать стратегические задачи. У финансового директора нет необходимости готовить приказы, утверждать списки участвующих в инвентаризации основных средств сотрудников и технологии перерасчета.

  • Снижение нагрузки на бухгалтерию

Как правило, проведение инвентаризации материальных ценностей негативно влияет на эффективность работы бухгалтерии. В силу того, что инвентаризационная опись содержит огромный список различных наименований, то независимая инвентаризация занимает большое количество времени, объемы работ внушительные и компания может столкнуться с ошибками, вызванными пресловутым «человеческим фактором» и с намеренным искажением информации. Мы выполняем все работы самостоятельно, не требуем участия штатных сотрудников.

При проведении инвентаризации имущества мы сами обрабатываем все полученные данные и переносим их в действующую учетную систему компании.

Порядок проведения аутсорсинга инвентаризации

На всех этапах работы, которые включает в себя услуга «Аутсорсинг инвентаризации», применяются современные технологии учета и автоматизированные системы сбора данных, позволяющие моментально передавать всю полученную информацию в учетную систему предприятия.

  1. Составление плана проведения инвентаризации материальных ценностей.
  2. Начало пересчета основных средств и запасов с примением технологии штрихового кодирования или RFID.
  3. Штриховой код сканируется при помощи терминала сбора данных (ТСД) со встроенным сканером. Если в вашей компании не введена система штрихкодирования, мы предоставим этикетки самостоятельно.

    1. Автоматическая передача полученной с помощью ТСД информации в учетную систему предприятия.
    2. В случае если в учетной системе отсутствует модуль для проведения независимой инвентаризации основных средств, мы доработаем вашу систему и выдадим готовый модуль.

    3. Одновременная с выгрузкой данных распечатка инвентаризационных листов, которые скрепляют подписями обе стороны.

    По материалам: http://barco-staff.ru/autsorsing-inventarizatsii/

    Инвентаризация в ресторане и кафе: этапы проведения

    Инвентаризация — неотъемлемая часть рабочего процесса в жизни заведения — и, пожалуй, одна из самых скучных. Тем не менее именно благодаря ей вы сможете избежать большинства проблем с поставками, списаниями, оплатой счетов и контролем персонала.

    Инвентаризация — это не просто подсчет остатков и сравнение планируемого остатка с фактическим. Результат инвентаризации напрямую влияет на ваш реальный доход, на маржинальную прибыль.

    Внимание
    Давайте посмотрим, как должна проводиться инвентаризация в ресторанах, как часто, кем и, самое главное, что делать с результатами инвентаризации.

    Инвентаризация бывает нескольких видов в зависимости от сроков и объема проверки:

    • Ежемесячная. Учет продуктов, расходных материалов, дезинфицирующих средств и других хозяйственных товаров.
    • Еженедельная. Как правило, это только учет продуктов.
    • Ежедневная. Учет остатков бара. Каждый вечер управляющий или ответственный шеф-бармен проводит инвентаризацию, пока бармен закрывает смену и убирает свое рабочее место. Ежедневная инвентаризация кухни очень затратна, поэтому встречается крайне редко.
    • Внеплановая. Внезапная инвентаризация, о которой никто, кроме вас, не знает. Это может быть как выборочная проверка по определенным позициям, так и полная инвентаризация кухни или бара. В этом подходе главное — эффект неожиданности.

    Ответственные лица — управляющий, шеф-повар, шеф-бармен. Выявленные по результатам инвентаризации минусы по остаткам, как правило, распределяются среди материально ответственных сотрудников. А это все, кто имеет доступ к товарно-материальным ценностям: повара, бармены, официанты, менеджеры.

    Что может показать инвентаризация:

    1. Ошибки в единицах учета. Например, по накладной товар приходит вам упаковками, а приходовать нужно в штуках. При внесении остатков вы указываете количество в штуках, а в системе учета эта позиция внесена в упаковках.

    Например, в одной из кофеен, с которыми я работала, по результатам инвентаризации выходил плюс в 48 000 рублей. Дело в том, что пергаментную бумагу для упаковки сэндвичей приходовали в упаковках, а остатки при инвентаризации вносили в листах.

    К расходникам нужно относиться максимально внимательно, особенно если у вас много позиций продается навынос или через доставку. В таком случае правильно считать себестоимость с учетом расходных материалов. Это поможет вам в анализе управленческой отчетности, она будет объективной и реальной. В калькуляцию таких позиций лучше включать упаковку, а также контролировать, как персонал пробивает товар: в зале или навынос (чтобы упаковка списывалась правильно).

    2. Позиции-дубликаты. Например, «креветки замороженные» и «замороженные креветки». В технологических картах указана одна позиция, а товар приходуется на склад по другой. Это очень быстро выявляется с помощью инвентаризации.

    Совет
    Повара и бармены не работают по тех. картам, не соблюдают рецептуру — происходит перепорционирование.

    Большие остатки товара на складе. Лучше заказывать продукцию чаще, но меньше. Это «замороженные» деньги, что будет сказываться и на вашей маржинальной прибыли, из которой вы оплачиваете все ежемесячные расходы.

    Важная информация
    5. Недочеты в подсчетах. Когда вы видите, что остатки по одной и той же позиции постоянно расходятся, надо проверить калькуляционные карты, куда входит эта позиция.
    В хороших кофейнях бариста понимают, что взбитое молоко проживет буквально несколько секунд, и добросовестно выливают его, если нет следующего заказа. Таким образом, при инвентаризации в кофейне молоко часто «плюсит» (при условии, что тех.

    Вот в этих плюсах по молоку и скрываются возможности для лояльности: молоко можно не выливать, а приготовить капучино или латте и подарить его гостю — тому, кто давно сидит за столиком и уже заскучал или кто зашел за свежими круассанами к завтраку и уже покупал кофе. Эффект — ваше заведение запомнится гостю, он всем об этом расскажет и в следующий раз уж точно не променяет вас на другую кофейню. Для вас это списание порции эспрессо на маркетинг (не забывайте списывать, не то кофе уйдет в минус).

    Старайтесь не упускать такие моменты, как возможность использовать плюсы для повышения лояльности гостей. Лояльности не бывает слишком много.

    Совет
    Самый популярный метод — это использование одного и того же стола с «частым» заказом по несколько раз. Это особенно актуально для заведений с небольшим меню, где есть позиции топовых продаж. Например, в кофейне это капучино, в баре — виски с колой и т. д. После оформления заказа распечатывается пречек для гостя, но стол не закрывается, а пречек отменяется. Таким образом, при следующем таком же заказе не создается новый стол, а просто снова распечатывается пречек — так через один стол можно пропустить несколько заказов. Существуют еще и другие типичные ошибки официанта помимо воровства, с которым тоже нужно бороться.

    Как бороться с воровством:

    • Следите в течение дня за «висящими» столами, которые долго не закрываются.
    • Анализируйте среднее время обслуживания. Если вдруг появляется отклонение от средней скорости, посмотрите, у какого сотрудника и в какие смены это наиболее заметно. Далее можно еще глубже проанализировать столы, учитывая заказанные блюда и напитки, и выявить закономерность.
    • Проводите выборочную внеплановую инвентаризацию именно тех позиций (ингредиентов), которые используются в приготовлении популярных блюд и напитков.

    Есть еще один способ, но он более сложный. В тех. карте должен учитываться процент отхода (зачистка овощей, обрезки — в общем, все, что уходит в мусор). Тогда вы сразу заметите, если этот показатель вдруг превратится из 20% в 80% (а обычно это не самые дешевые позиции, такие как осьминог или ананас). Выходит, что один ананас получил гость в своем шейке, а один забрал себе бармен — необязательно самим продуктом, а деньгами, например, благодаря непробитым чекам.

    Ваши управляющие должны уметь читать отчеты и объяснять, почему есть расхождения (как плюсы, так и минусы), понимать причину несоответствий. Не придумывать оправдания, а уметь анализировать.

    • Пересмотреть калькуляции и тех. карты.
    • Проверить единицы учета в системе.
    • Придумать систему лояльности (для продуктов, которые из-за технологии производства выходят в плюс).
    • Вести дополнительный контроль тех позиций, которые регулярно выходят в минус.
    • Провести дополнительное обучение для поваров-новичков, закрепить за ними наставников.

    Как анализировать:

    1. Выделить позиции, по которым есть расхождения.
    2. Если это штучная продукция — то, что вы не производите сами (сок, вода, печенье и т. д.), — перепроверьте накладные, оприходованные за неделю. Если ошибок в них нет, то причин недостачи может быть несколько: воровство, забыли списать «просрочку», невнимательность при пробитии.
    • Если это ингредиенты, из которых вы готовите, то нужно разбираться с калькуляциями и тех. картами, и, если ошибок в них нет, нужно проверить, как точно повара соблюдают рецептуру. Если же с этим все в порядке, остаются несвоевременные списания и воровство.

    Любое расхождение по недостаче недопустимо, это показатель неорганизованности работы и плохого контроля.

    По списанию:

    • Для кофеен — максимум 5% для продукции, которая закупается готовой, а не производится самим заведением (сэндвичи, десерты, выпечка). Этот процент можно удерживать на низком уровне, если правильно оформлять заказы, но он никогда не будет нулевым — иначе у вас будут пустые витрины.
    • Для фастфуда — тоже не более 5%. Это вся продукция: как правило, заготовки и полуфабрикаты.
    • Для кафе и ресторанов, где все готовится «из-под ножа», — 3% (все, что выше, — признак больших остатков и неграмотных заказов, заготовок).

    Инвентаризация для заведений с готовой продукцией — это штучный учет. Его нужно проводить как можно чаще, возможно, даже ежедневно. Так вы сможете сразу определять ошибки в накладных, единицах учета и выявлять факты воровства. Аналогичная ситуация и с барами: пока бармен закрывает смену, управляющий проводит инвентаризацию.

    Важная информация
    Для заведений, где большое количество продукции продается навынос или через доставку, очень важно регулярно вести учет расходных материалов и упаковки. Обязательно включайте их в калькуляционную карту и учитывайте в себестоимости.

    Для заведений с полным производственным процессом остатки являются показателем соблюдения тех. карт и адекватных закупок.

    Внимание
    Самая частая проблема — учет заготовок, которые используются и в баре, и на кухне.

    Например, замороженная клубника и сахар. По факту у вас в остатках могут быть как сами ингредиенты по отдельности, так и в составе клубничного соуса. Его вы можете использовать и в баре, и на кухне.

    Главное, не путать остатки по подразделениям, а обязательно учитывать отдельно бар и отдельно кухню. Прежде чем вносить остатки, нужно внести в инвентаризацию тех. Тогда система автоматически пересчитает каждый ингредиент в граммах и прибавит то количество, которое есть в составе соуса, к тому, что есть в «сыром» виде.

    Дополнительные методы — это внеплановая инвентаризация по отдельным позициям. Важен эффект неожиданности: никто из персонала не должен понимать, когда вы можете провести инвентаризацию. Альтернативный метод, точнее, метод анализа в помощь инвентаризации, — это ежедневная проверка и контроль актов списания с разбором причин списания. Если вы будете делать это ежедневно, то сможете незамедлительно вносить поправки в заказ продуктов и гораздо быстрее обнаруживать проблемные моменты, чтобы исключить их в будущем. 

    Спланируйте регулярность, назначьте ответственных и научите персонал правильно приходовать накладные (конечно, если это у вас делает не бухгалтер). Проверьте, все ли тех. карты, в том числе и на заготовки, внесены в вашу систему учета. И обязательно запомните: результаты инвентаризации нужно анализировать постоянно, это непрерывный процесс.

    По материалам: https://joinposter.com/post/restaurant-and-cafe-inventory

    Порядок проведения инвентаризации товаров на складе

    Такие масштабные мероприятия, как инвентаризация склада, желательно проводить регулярно. Эта мера позволяет урегулировать процесс продажи и производства товаров – когда руководителю известно точное количество остатка, то можно принимать правильные решения насчет заказа или отгрузки товаров.

    Совет
    Тем не менее, работа эта требует привлечения максимального количества ресурсов. И при этом связана со значительными затратами. Например, во время инвентаризации склада нельзя отгружать заказы покупателям, а количество задействованных сотрудников (что требует дополнительной оплаты) обычно довольно велико.

    Как показывает практика, не каждая компания может себе позволить проводить инвентаризацию склада раз в месяц, как рекомендуют профессионалы. Тем не менее, хотя бы раз в год это мероприятие неизбежно – его нужно проводить перед подготовкой ежегодного бухгалтерского отчета.

    Как проводить инвентаризацию на складе?

    1. Первый этап – подготовка приказа о проведении инвентаризации. Здесь должны быть указаны объемы проверки, ее сроки, материально-ответственные лица, а также состав комиссии, ответственной за мероприятие.
    2. Второй этап – проведение инвентаризации на складе. Она может занять разное количество времени. Проверка небольшого хорошо оборудованного склада с четким разделением на зоны и наличием штрих-кодов на всех товарах потребует меньше времени. А если продукция расставлена хаотично, а учет будет проводиться «вручную», без использования считывателей штрих-кодов – то времени этой займет ощутимо больше.
    3. Третий этап – сравнение фактических результатов инвентаризации с ведомостью. Если выявлены нарушения хранения, недостача или избыток, то следует разбирательство и меры по решению проблемы.

    Это упрощенное описание порядка проведения инвентаризации на складе. На самом деле, процедура требует ответственного подхода – хотя бы по подготовке самого помещения, товаров и их расположения для проверки. Скорость инвентаризации напрямую зависит и от профессионализма сотрудников.

    Проблемы при проведении инвентаризации на складе

    Основная проблема – это остановка действия склада на довольно продолжительный отрезок времени. Обычно его стараются не растягивать дополнительно и ограничивать процесс 1 днем или 1 ночью. Но так получается далеко не всегда. В любом случае, нельзя позволять инвентаризации склада прерываться – это чревато поводами для фальсификации результата и общей неточностью данных.

    Важная информация
    Если хочется провести инвентаризацию быстро, чтобы не потерять прибыли, то придется вложиться в реорганизацию склада, оснащение сотрудников современными технологическими приборами, а также повышению квалификации задействованных работников.

    Компании с разветвленной складской сетью, нужно особенно тщательно подходить к инвентаризации. Она должна быть проведена одновременно на всех складах – для обеспечения точного и полного фактического результата. Не каждая компания сможет обеспечить настолько слаженную работу филиалов.

    Как сделать инвентаризацию склада эффективнее

    Для многих компаний передача инвентаризации на аутсорсинг стала совершенно естественным решением. Это позволяет:

    • Добиться объективности результата – инвентаризацию склада проводит независимая бригада.
    • Если правильно подобрать компанию-аутсорсера, то можно провести мероприятие на всех складах одновременно.
    • Сотрудники аутсорсинговой компании проведут инвентаризацию склада быстрее, так как имеют больше опыта.

    По материалам: http://www.leaderteam.ru/inventarizaciya/poryadok-provedeniya-inventarizacii-na-sklade

    Как должна проводиться инвентаризация по регламенту: инструктаж пошагово, правила выполнения

    Любому предприятию, связанному с торговлей, по регламенту жизненно необходимо следить за количеством и качеством товара, а точнее – товарно-материальных ценностей. Иначе есть большой риск без возврата потерять часть продукции, что скажется на прибыли.

    Внимание
    Существует несколько распространенных причин недостачи – это хищения товаров в магазине или их порча. Причем виновниками этих действий далеко не всегда выступают клиенты или покупатели. В этой роли могут находиться сами сотрудники магазина, по неосторожности или, напротив, с умыслом нанеся ущерб компании. По некоторым данным, средний уровень убытка от недостачи составляет около 2%.

    Для того чтобы вовремя выявлять недостачу и всегда обладать актуальными данными об остатках, необходимо регулярно проводить инвентаризацию. И сейчас мы расскажем о тонкостях проведения пошагово этой процедуры в магазине.

    Виды инвентаризации в магазине

    Есть несколько разновидностей этого мероприятия, каждое имеет собственную цель и особенные черты:

    • Полная плановая инвентаризация. Этот тип учета проводится в заранее определенные сроки в течение года. Согласно решению руководства, полный учет обычно применяют раз в полгода или раз в 3 месяца.
    • Внеплановая инвентаризация. Такое мероприятие проводят при выявлении каких-либо нарушений со стороны порядка хранения товаров в магазине или когда есть подозрение о хищениях. Также внеплановая инвентаризация нужна перед сменой управляющего.
    • Частичная инвентаризация. Необходима, когда есть потребность в проверке какой-либо части общего имущества. Частичная инвентаризация не занимает много времени, так что в некоторых магазинах ее проводят ежедневно – утром и вечером.

    Инвентаризация в магазине нужна не только для подсчета товара в магазине. Также нужно принимать во внимание продукцию на складе.

    Когда лучше проводить инвентаризацию?

    Каждый руководитель магазина сталкивается с проблемой: полная инвентаризация занимает довольно много времени. Значит, необходимо закрывать торговую точку, теряя при этом часть прибыли. Круглосуточному магазину не обойтись без таких затрат.

    Магазины с дневным графиком работы стараются провести инвентаризацию ночью – чтобы не потерять темпа обычных продаж. Но это связано с дополнительными сложностями, ведь немногие сотрудники с восторгом воспримут идею остаться на всю ночь на работе.

    Обязательно нужно рассчитать время, необходимое на проведение инвентаризации, а также количество задействованных в работе сотрудников. Тогда, вне зависимости от размера торгового зала, можно успеть завершить мероприятие в назначенный срок. Прерывать инвентаризацию крайне не рекомендуется – в таком случае значительно увеличивается погрешность результатов.

    Порядок и этапы проведения инвентаризации в магазине

    Все начинается с подготовки. Если речь идет не об одном магазине, а о целой сети, то важно за пару дней до мероприятия отказаться от любых перемещений товара между торговыми точками. Если инвентаризация частичная, то нужно убедиться в том, что вся продукция отдела локализованы в одной зоне магазина. А покупатели, которые могли взять продукт учетного типа, уже прошли через кассу.

    Далее инвентаризация следует в стандартном порядке:

    1. Подсчет товара. Распространенная схема, которая позволяет избежать ошибки – когда один из сотрудников подсчитывает определенный товар, указывая на наклейке или листе количество. После этого второй сотрудник пересчитывает, и если количество совпадает, то данные вносятся в отчет, а товар сразу может быть возвращен в продажу.
    2. Контроль результатов инвентаризации в магазине. После окончания подсчета, надо убедиться в том, что все необходимые типы товаров учтены, и подсчет был проведен один раз.
    1. Сверка показателей. Эта часть инвентаризации уже не требует работы сотрудников зала или склада – это бухгалтерская работа. Специалист сравнивает результат инвентаризации с показателями ведомости. При выявлении расхождений, проводится дополнительная проверка по группам товаров в магазине.

    При проведении инвентаризации обязательно должны присутствовать материально-ответственные лица.

    Проведение независимой инвентаризации магазина в Leader Team

    Многие компании предпочитают не задействовать собственные ресурсы, а обратиться к помощи аутсорсинговой компании. Это эффективное решение, если компания не обладает собственным отделом инвентаризации. Сотрудники магазина могут быть заинтересованы в укрытии недостачи или провести проверку с множеством ошибок. Поэтому проще временно нанять команду независимых профессионалов, которые предоставят точный результат.

    По материалам: http://www.leaderteam.ru/inventarizaciya/provedenie-inventarizacii-v-magazine

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *