Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме: основы кадрового учета

Главная / Заработок / Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме: основы кадрового учета
Статью готовил(а): Владислав Субботин

Юрист. Преимущественно наша компания помогает нашим клиентам сбивать спесь со слишком офигевших банков. Обычно получается. Учитывая, что мы беремся за дела, в которых фигурируют суммы от 7 нолей – клиенты довольны. Сюда захожу выпустить пар)

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме: основы кадрового учетаКадровый учёт должен вестись в том случае, если организация предусматривает набор сотрудников и предоставление им рабочих мест. В отделе кадров в таком случае хранится вся информация о трудящихся: паспортные данные, сведения из трудовой книги и др. Помимо ведения штата работников необходимо правильно оформлять все справки. Любые вопросы по поводу трудоустройства решаются именно в кадровом отделе, туда же необходимо относить документы о нетрудоспособности или других ограничениях, полученных в период работы. Качественный учёт отдела кадров предотвратит возникновение неприятных последствий для организации.

Навигация

Ведение кадрового учета

Делопроизводство по кадрам включает в себя оформление, учет и хранение документации, связанной со всей трудовой деятельностью на предприятии.

Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового зако­нодательства обезопасит лю­бую организацию от неблаго­приятных финансовых и правовых последствий, а работника — от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.

Законы о ведении кадрового учета

Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений, правила ведения кадровых процедур регулирует Трудовой Кодекс РФ.

Важная информация
С учетом нового законодательства, с 2013 года работодатели получили разрешение разрабатывать все необходимые формы и образцы документов.

Делопроизводство в отделе кадров ведется на основе законов РФ, правил и инструкций.

Направление работы Правовая база
Порядок составления документации по кадрам и ее ведение ФЗ «О бухгалтерском учете», ст.9
Подготовка к архивированию управленческих документов ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечень документации, подлежащей сдаче в архив
Оформление нетрудоспособности ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Сохранение персональных данных работников ФЗ «О персональных данных»
Ведение воинского учета на предприятии ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», положение о воинском учете и Методические рекомендации, утвержденные Генштабом ВС РФ
Начисление страховых взносов в ПФ ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»

Остается прежним требование о том, что они составляются со стандартными реквизитами. При ведении кадров разрешается применять и стандартные документы на типовых бланках, которые были утверждены  Госкомстатом РФ.

Документы для ведения кадрового учета

Обязательным для любых предприятий всегда являлось наличие учредительных документов. Все другие внутренние акты разрабатываются на их основе, как и документация по учету персонала.

В соответствии с законодательством о труде каждый работодатель обязан разработать и утвердить: акты, связанные с оплатой труда (трудовой договор, табель для учета рабочего времени) и акты по организации процесса труда (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).

Кроме того, нельзя забывать о правилах внутреннего трудового распорядка, штатном расписании и графике отпусков.

Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков:

  • документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);
  • документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчетность по численности, составу работников).

Помимо этого в отделе кадров требуется хранить все заявления сотрудников, объяснительные и докладные, являющиеся основанием к различным приказам. Обязательными являются ведомости и некоторые формы документов, которые обычно связанны с финансовыми и зарплатными вопросами, например расчетный листок в утвержденной руководителем форме.

С учетом некоторых обстоятельств в разряд обязательных попадают:

  • коллективный договор, в ситуации, при которой сотрудники или работодатель предложили его оформить;
  • должностные инструкции, когда часть трудовых обязанностей не оговорена в договоре;
  • положение о заработной плате и премировании, когда возникли изменения, связанные с расчетом и выдачей заработной платы, не определенные договором или штатным расписанием;
  • другие положения, к примеру, связанные с проведением аттестации.

Специфика работы любого предприятия требует создания разнообразных документов и актов, перечень которых всегда утверждается приказом.

Как вести кадровый учет

Процесс делопроизводства по кадрам состоит из четырех направлений работы:

  • оформление личных дел и карточек;
  • ведение книг или журналов для учета документов;
  • создание кадровых дел и номенклатуры дел;
  • работа над факультативными (не являющимися обязательными согласно закону) актами.

Личная карточка (форма Т-2) и личное дело требуются для каждого официально оформленного работника. В отдельную папку собираются копии документов сотрудника, распечатка приказа о приеме, копия трудового договора и опись.

Книги или журналы учета, которые необходимо оформлять:

  • книга регистрации трудовых книжек, книга по учету бланков и вкладышей к ним;
  • журнал для командировочных удостоверений;
  • журналы для учета приказов и трудовых договоров (завести желательно, но не обязательно).

Все страницы в книгах и журналах пронумеровываются и прошнуровываются, скрепляются печатью.

Приказы и все другие кадровые документы необходимо укладывать в отдельные папки или дела.

В кадровые дела всегда включают:

  • приказы по личному составу (о перемещении персонала, о поощрении, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
  • приказы по личному составу (о взыскании, очередном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
  • нормативную документацию фирмы (положения, инструкции, контроль рабочего времени).

Отдельные дела можно завести для важной деловой переписки. Штатное расписание, графики отпусков или дежурств для удобства также можно скомплектовать в дела.

Совет
После подготовки дел им присваиваются номенклатурные номера в порядке, принятом в делопроизводстве в целом.

Завершающей и второстепенной обязанностью является создание факультативных документов, таких как должностные инструкции, положения о персонале и другие.

Кадровый учет без ошибок

Информация во всех кадровых бумагах должна соответствовать учредительным документам организации. Чтобы избежать ошибок, возникающих при учете кадров, необходимо периодически перепроверять ряд документов, имеющих прямую связь между собой.

Важная информация
Проверку необходимо начать с изучения штатного расписания. Данные в нем (должности, табельные номера, оклады) должны совпадать с информацией, используемой бухгалтером для начисления оплаты труда.

На основе штатного расписания должны быть заполнены трудовые договоры. Если при проверке обнаружилось, что трудовые договоры составлены неверно, то их надо переоформить.

Внимание
Допустим, штатное расписание доработано, и в него внесены поправки, только позже, чем был заключен сам договор с работником. В этом случае к договорам подготавливают дополнительные соглашения.
При неукоснительном выполнении требований к кадровому учету данные приказов и других внутренних актов всегда совпадают с информацией в трудовых договорах и штатном расписании.

Ответственно и внимательно должна осуществляться вся работа, связанная с трудовыми книжками. Специалист-кадровик обязан хорошо изучить правила, определяющие порядок ведения и хранения трудовых книжек, и инструкции по их заполнению, а так же по возможности автоматизировать процесс кадрового учета.

В кадровом отделе должны находиться трудовые книжки всех сотрудников, которые были приняты и еще не уволены. В процессе составления необходимых отметок в трудовых книжках нельзя допускать ошибки, так как при расчете пенсии сотруднику могут не учесть рабочий стаж в фирме, где внесли ошибочную запись.

Совет
Первоочередным объектом внеплановой проверки любой фирмы всегда является делопроизводство по кадрам, документация по кадрам и соблюдение законодательства о труде. Ошибки, связанные с ведением кадрового учета в организации, искажают общую сумму заработной платы и налогов, которые заплатит предприятие-работодатель.

Отсутствие ответственного подхода к кадровым вопросам приводит к штрафам и потере деловой репутации.

Важная информация
Прозрачный учет позволяет оперативно оформлять всю необходимую документацию. В конечном итоге учет и ведение кадров влияют на всю финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

По материалам: https://tvoi.biz/kadry/effektivnoe-vedenie-kadrovogo-ucheta.html

Ведение кадрового делопроизводства

Основная ценность любого предприятия — это его кадры. Как бы ни продумывал пути развития своего бизнеса сам владелец, насколько бы выгодным и успешным он ему не казался, без команды опытных профессионалов, которые сумеют воплотить все задуманные планы начальника в жизнь, ничего не получится.

Внимание
Зачастую руководитель, решивший возложить на себя обязанности по подбору персонала, и при этом, откладывая на потом ведения всей необходимой документации по кадрам, приводит к серьёзной запущенности в документах кадрового делопроизводства. А это, естественно, приводит к серьёзным штрафным санкциям от контролирующих служб.

Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства является очень важной составляющей работы любой компании. Процесс этот довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего законодательства РФ.

Что такое кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство — это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего времени и расчётами с сотрудниками.

Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.

Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже будет недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала, как у HR-менеджера, грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание специальных программ.

Зачастую бухгалтер-юрист-HR-менеджер, это три профессии сплетаются в одну – кадрового делопроизводителя.

Обязанности кадрового делопроизводителя по документообороту

Документы кадрового делопроизводства, ведение которых входят в обязанности делопроизводителя:

Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

  • формирование личных дел сотрудников предприятия;
  • оформление справок, больничных листок и заявлений;
  • подготовка кадровых приказов;
  • разработка табеля и учёт рабочего времени;
  • сдача периодической отчётности по единому социальному налогу;
  • начисление и расчёт заработной платы и другое.

Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:

  • рассмотрение анкет и резюме кандидатов;
  • мониторинг рынка по заработной плате;
  • работа со списком вакансий предприятия;
  • оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.

Учёт документов по аттестации и оценки персонала:

  • оформление оценочных бланков и положений;
  • составление аттестационной характеристики сотрудников.

Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам.

Как вести кадровое делопроизводство, чтоб оградить компанию от проблем и штрафов

Вести кадровую деятельность можно несколькими способами:

Совет
Оба эти варианта являются приемлемыми и имеют свои преимущества.

Относительно первого метода, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.

Важная информация
Также, если штат не слишком большой, руководитель может взять эти обязанности на себя, сэкономив на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников, но заплатить за это придётся своими нервами и временем.

Второй вариант, сейчас набирает популярность всё больше и является оптимальным, да и обойдётся такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе.

Внимание
Суть метода в том, что опытные специалисты приходят в организацию с временным аутсорсингом. Основная их задача: привести в порядок все существующие документы кадрового делопроизводства.

В результате чего, в компании приводится в порядок кипы специфической трудовой документации, такие как:

  • Приказы о приёме, перемещении и увольнении сотрудников.
  • Различные акты, табеля учётного времени, графики отпусков.
  • Журналы учёта приказов, документация по ознакомлению сотрудников с распоряжениями.
  • Положения об обучении и аттестации сотрудников, их личные карточки, трудовые и так далее.

Большая актуальность такой работы возникает, как правило, перед проверками в результате сильной запущенности делопроизводства или в связи с увольнением ответственного сотрудника или смене руководителя, а также в ряде других, не менее важных ситуаций.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.

Подробнее о допускаемых ошибках

1. Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования к содержанию распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме, перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об испытательном сроке, с которым принимается кандидат.

Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например, ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется сотрудник.

Совет
Несоблюдение требований, согласно законодательству, в форме приказа. Такой тип ошибок связан с нарушениями в оформлении бланков установленного образца. Допущение нарушений в оформлении и составе реквизитов.

«Важно! Приказ, изданный, неуполномоченным лицом, оформленный в несоответствии с требованиями законодательства или составлен на основе документов с нарушением нормативных правовых актов, не имеет юридической силы и является недействительным».

Важная информация
Ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в перечень обязательных к предъявлению.

Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без надлежащего учёта состояния здоровья.

Внимание
Ошибки при ведении трудовых книжек. При получении трудовой от будущего работника, её серию и номер необходимо внести в книгу учёта движения трудовых книг, но этому правилу далеко не все предприятия следуют.

Не допускаются зачёркивания, неверно внесённых данных во вкладыше трудовой. Недопустимо внесение записи о работе в разделе «сведения о наградах», оформление вкладыша ненадлежащим образом и так далее.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия уходят от бумажной волокиты и отдают предпочтения системе электронного документооборота. Преимущества такой системы в работе бесспорны.

Рассмотрим далее основные преимущества более подробно.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Совет
Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля, а вот бумажные носители могут быть подвержены пожару, затоплению или попросту утере.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Важная информация
Экономия времени. Для того, чтоб подписать одно распоряжение сотруднику отдела кадров необходимо обойти всех сотрудников, чья подпись и ознакомление необходимы в этом приказе.

С появление электронного документооборота, все упростилось, с документом могут работать любое количество сотрудников имеющие отношения к документу, ознакомившись с положением, работник ставит свою подпись в электронном виде. Задача кадровика упрощается, остаётся только проконтролировать своевременное подписание документа.

Внимание
Уменьшение ошибок. Человеческий фактор никто не отменял, составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Это неполный перечень всех преимуществ этой системы, но, ознакомившись с ними, уже можно сделать определённые выводы.

Подытожив вышесказанное, хочется отметить важность правильного ведения кадрового делопроизводства. Правильно подобранный коллектив отдела кадров будет служить вам надёжным гарантом защиты своих прав и сведения к нулю ошибок при проведении различных государственных проверок.

По материалам: https://tvoi.biz/kadry/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018

Кадровый учет и делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2018 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Совет
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово  с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

  1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

    • Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
    • постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
    • правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
    • методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
    • приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

    Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

    Важная информация
    Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.
  1. Ознакомление с уставной документацией компании.
  2. В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

  3. Оформление на работу руководителя.
  4. Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

    В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

  5. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

    • правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
    • кадровая структура организации;
    • штатное расписание;
    • график отпусков;
    • документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

    • трудовые контракты;
    • книга по учету движения трудовых книжек;
    • книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
    • табель по учету времени работы;
    • персональные карточки сотрудников;
    • кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
    • должностные инструкции и другие документы;
    • журнал учета проверок контролирующими органами.

Также могут издаваться следующие документы:

    • коллективный договор;
    • положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
  1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.
  2. При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

  3. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.
  4. Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

  5. Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Внимание
Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

По материалам: http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kadrovoe_deloproizvodstvo_s_nulya_poshagovye_instrukcii_2017/

Особенности кадрового делопроизводства, услуги ведения кадрового учета мигрантов

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Совет
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Важная информация
Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

  • оформление приема на работу;
  • внутреннее перемещение работников;
  • увольнение;
  • регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
  • организация трудового процесса;
  • иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы Выполняемые задачи
Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое
  • изучение сотрудников, оценка их труда;
  • аналитическая работа;
  • составление отчетов.
Координационно-информационное
  • подготовка, обучение, переподготовка персонала;
  • прием работников по служебным и личным вопросам;
  • обработка письменных обращений трудящихся;
  • архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое
  • документирование работы сотрудников;
  • работа с персоналом подразделений;
  • кадровое планирование и руководство.
Документальное
  • ведение личных дел, трудовых книжек;
  • составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
  • оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

  • Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
  • унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
  • Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
  • Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
  • Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
  • Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
  • Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
  • Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
  • Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
  • Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
  • Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
  • Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
  • Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
  • инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее — Правила)
  • Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
  • Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.
Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок
Инструкция о защите персональных данных
  • Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения.
  • Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.
Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников
Положение об охране труда Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Состав кадровой документации предприятия

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание.

Внимание
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

  • сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
  • данные паспорта сотрудника;
  • должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
  • перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
  • сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
  • рабочий график, оплата переработки;
  • причины для прекращения действия договора и иные условия;
  • подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

  • разработать внутреннюю нормативную базу;
  • подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
  • произвести штатную расстановку;
  • подготовить трудовые соглашения;
  • разработать формы по личному составу;
  • оформить карточки Т-2;
  • утвердить бланки заявлений для сотрудников;
  • подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться первичкой. Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

В нем содержатся следующие данные:

  • список структурных подразделений и должностей;
  • количество единиц штата по каждой должности;
  • оклады, надбавки по должностям;
  • фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

  • название подразделения;
  • наименование должности;
  • ФИО и табельный номер труженика;
  • число дней отпуска;
  • даты ухода в отпуск по плану и факту;
  • основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

  • регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
  • ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
  • оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
  • выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
  • оформление и регистрация приказа в книге учета;
  • заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
  • передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Рекомендации по порядку

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

  • распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
  • кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
  • карточки Т-2;
  • трудовые;
  • соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

  • штатное расписание;
  • положение по ОТ;
  • журнал регистрации командировок;
  • правила внутреннего распорядка;
  • прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

Совет
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Важная информация
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления Процедура не отражена в законодательстве.Обычно она состоит из следующих шагов:

  1. Изучение актуальных нормативов.
  2. Определение списка требуемых документов.
  3. Составление плана дальнейшей работы организации.
  4. Определение ответственных за документы лиц.
  5. Формирование штатного расписания.
  6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
  7. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.Договор заключается в несколько этапов:
  • Получение необходимых бумаг.
  • Оформление заявления.
  • Составление и подписание соглашения.
  • Формирование приказа на прием.
  • Заведение карточки Т-2.
  • Внесение записи в трудовую.
  • Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии
  • В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел.
  • Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.
  • Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2018 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства — сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.

По материалам: http://buhuchetpro.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo/

Как вести кадровый учет в ООО с нуля в 2018 году — пошаговая инструкция, самостоятельно

Сегодня вопрос ведения документации по кадрам — вопрос, который стоит достаточно остро. На территории РФ действует специальное законодательство, в соответствии с которым необходимо будет вести таковой учет.

Внимание
Причем нарушение такового может повлечь за собой достаточно существенные неприятности.

Существуют некоторые особенности ведения такового учета в зависимости от целого ряда разных факторов. Одним из основополагающим является как раз юридический статус конкретной организации.

Например, ведение кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью обязательно должно вестись в соответствии с рядом нормативных документов.

Именно поэтому оптимальным решением будет нанять специалиста, который имеет определенные опыт ведения такового учета. Это даст возможность избежать штрафов от трудовой инспекции.

Основные моменты

На предприятии любого типа, вне зависимости от количества работников, строго обязательно ведение кадрового учета. Существует ряд обязанностей работодателя по ведению такового.

Отдельно нужно отметить, что таковой учет имеет ряд особенностей в зависимости от типа самой организации. Увольнение и прием на работу должны выполняться с отражением в таковом учете.

Совет
Трудовой распорядок подразумевает ведение трудовых книжек в соответствии с определенными тонкостями, особенностями процедуры.

Существует множество различных приказов, которые должны быть соответствующим образом оформлены при осуществлении определенных операций внутри организации.

С таковыми опять же лучше всего будет разобраться предварительно. Только таким образом можно не допустить многих трудностей, сложностей.

Что это такое

Под кадровым учетом подразумевается отражение документальное различных процедур, связанных с приемом и работой официально трудоустроенных сотрудников.

Важная информация
Причем таковой учет обязательно должен вестись не только на предприятии, но и у индивидуального предпринимателя.

Сегодня в кадровом учете соответствующим образом должны отражаться следующие моменты:

  • документальное оформление приема;
  • перемещение работников по должностям внутри организации;
  • увольнение;
  • другое.

Таковой учет обязательно ведется на основании первичной кадровой документации, а также специальных нормативов по труду.

Внимание
Для ведения учета без ошибок потребуется достаточно обширный набор знаний. В первую очередь это касается знания трудового права, а также форматов различных кадровых документов и другого.

При отсутствии опыта подобного рода необходимо будет в обязательном порядке нанять квалифицированного специалиста.

В таковых обязательно должны отражаться различного рода моменты, непосредственно связанные с приемом на работу и увольнением. Установлен определенный алгоритм составления таковых книжек, их ведения.

С какой целью ведется

Кадровый учет как таковой ведется с различными целями. Таким образом возможно будет решить достаточно обширный перечень самых разных задач.

Основными таковыми задачами, которые удается решить с помощью квалифицированной кадровой работы, являются следующие:

Прием на работу И последующее увольнение сотрудников в организации
Учет принятых на работу сотрудников

Помимо основных задач, которые решает кадровая служба, существует также ряд различных дополнительных направлений — в которых также будет осуществляться работа.

К таковым направлениям сегодня относится следующее:

Аналитическая деятельность, связанная с трудом принятых сотрудников изучение деятельности сотрудников;o подготовка отчетов, статистических данных
Координационно-информационное направление кадровой работы проведение профессионально подготовки и переподготовки сотрудников; организация приема сотрудников на работу и иные мероприятия, требующие определенной координации; выполнение работы, связанной с письменным обращением документов на предприятии;планирование кадровой работы

В то же время задачи кадрового отдела могут достаточно существенно различаться в зависимости от множества самых разных нюансов, специфики работы самого предприятия.

Помимо основной своей задачи касательно ведения кадрового учета данное подразделение может выполнять другие поручения руководства.

Существует ряд ограничений, которые налагаются на ведение подобного рода деятельности. Со всеми таковыми обязательно нужно будет ознакомиться предварительно. Это позволит не допустить многих проблемных ситуаций в дальнейшем.

Важно отметить, что трудовая инспекция осуществляет особенно пристальный надзор за крупными компаниями штат сотрудников которых составляет от 250 человек и более.

Правовая база

Основной нормативной базой, в рамках которой обязательно должен вестись кадровый учет, является как раз Трудовой кодекс РФ.

Данный документ включает в себя обширный перечень статей, в рамках которых должен вестись учет.

Совет
Важно отметить, что процесс таковой подразумевает не только соблюдение норм ТК РФ, но также ряда иных нормативных документов. Например, процесс оформления трудовой книжки регулируется отдельным НПД.

В большинстве предприятий основной задачей, которую должны решать кадровые сотрудники, является именно заполнение трудовых книжек.

Важная информация
Основным НПД, в рамках которого должно осуществляться заполнение трудовых, является Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.03 г. Она включает в себя все аспекты ведения учета.

Отдельно нужно будет отметить, что трудовое законодательно подразумевает формирование целого ряда достаточно специфических документов.

Внимание
В первую очередь это касается личных карточек сотрудников, а также многих других бумаг.

Отдельно нужно отметить факт того, что помимо правильности заполнения таковые документы должны храниться определенный период времени. Процесс таковой имеет множество различных особенностей.

Причем знать трудовое законодательство необходимо не только самому кадровому работнику, но и обычному сотруднику, который осуществляет устройство на работу.

Если гражданин считает, что права его каким-либо образом нарушаются, то ему необходимо обратиться в суд или же трудовую инспекцию. Трудовое законодательство обширно, по необходимости стоит получить юридическую консультацию.

Как вести кадровый учет в ООО с нуля самостоятельно

Процесс самостоятельного ведения кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью связан с некоторой спецификой.

Причем если опыт ведения такового учета по какой-то причине отсутствует, то лучше обратиться к специалистам. Так как, например, допущение ошибок при заполнении трудовых книжек не допускается.

Совет
Аналогичным образом обстоят дела именно с трудовыми договорами. Таковые документы обязательно должны составляться в рамках ТК РФ.

Если возможность нанять квалифицированного кадрового работника по какой-то причине отсутствует, то понадобиться предварительно разобрать следующие вопросы:

  • с чего начать;
  • пошаговая инструкция;
  • оформление документов;
  • какие применяются журналы в делопроизводстве;
  • нюансы для ИП.

С чего начать

Ведение кадрового учета возможно будет вести разными способами. На данный момент существует множество различных моментов, непосредственно связанных с таковой процедурой.

Существует несколько вариантов рассматриваемого типа:

  • создание кадровой службы, наем квалифицированного специалиста;
  • передать ведение кадрового учета секретарю или же бухгалтеру;
  • сотрудничество с аутсорсинговой компанией.

Самостоятельное же ведение кадрового учета нередко затруднительно. Если же кадровый учет планируется вести самостоятельно — обязательно следует начать именно с планирования.

Таким образом нужно будет определить ряд важных для организации моментов:

  • сколько сотрудников и какой квалификации должны быть наняты;
  • устанавливаются определенные требования к разным категориям сотрудников;
  • как осуществляется привлечение новых сотрудников;
  • какие потребуются затраты.

Уже после того, как все обозначенные выше моменты были определены, необходимо будет приступить к ознакомлению с порядком учета, а также перечнем требуемых в таковом случае документов.

Последним нужно будет уделить отдельное внимание. Так как наличие ошибок может стать причиной множества затруднительных моментов.

Пошаговая инструкция

Начать необходимо будет с организации документооборота соответствующим образом. В первую очередь это касается следующего:

локальные нормативные акты:

  1. Правила ведения внутреннего распорядка на предприятии.
  2. Основные положения о труде.
  3. Должностные инструкции для каждой категории сотрудников.
  4. Положение о защите труда.
  5. Другое.
  • оформляется штатное расписание на каждого сотрудника отдельно;
  • составляется штатная расстановка;
  • оформляются типовые договора для заключения с сотрудниками;
  • оформляются карточки сотрудников личного характера — по форме №Т2;
  • типовые приказы.

Фактически, на обозначенном выше перечне документов осуществляется основывается кадровый учет в любом предприятии. Причем не только в ООО, но также других типах.

Важная информация
Касается это также индивидуальных предпринимателей. К таковым требования не такие серьезные, но также устанавливаются.

По возможности нужно избегать допущения типичных в таком случае ошибок. Так как это может привести к существенным неприятностям, вопросам со стороны трудовой инспекции.

Оформление документов

Все документы, которые требуется составлять при кадровом учете, по типу оформления можно разделить на два вида:

Cоставляемые в соответствии C установленными нормами и стандартами
Оформляемые в обязательном порядке Но сам бланк документа утверждается самостоятельно руководителем предприятия

Также важно отметить, что документы второго типа могут иметь требования к содержимом.

Опять же следует обязательно осуществить предварительное рассмотрение законодательных документов, которые регулируют данный момент. Это позволит не допустить нарушений, избегнуть проблем иного характера.

Какие применяются журналы в делопроизводстве

В делопроизводстве в обязательном порядке должны использоваться специальные журналы.

Стандартный перечень таковых в себя будет включать следующее:

  • учета входящих и исходящих документов;
  • отправляемой информации;
  • входящей и исходящей корреспонденции;
  • другое.

Полный перечень используемых журналов может отличаться в зависимости от сферы деятельности предприятия, а также ряда иных факторов.

Со всеми таковыми нужно будет заранее ознакомиться. Это позволить не допустить многих сложностей и затруднений.

Нюансы для ИП

Индивидуальные предприниматели имеют право нанимать до 100 работников. Потому им также необходимо будет осуществлять ведение кадрового учета.

Основные нюансы, связанные с таковым:

Кадровый учет необходим Даже если в наличии только 1 работник
Трудовая инспекция В праве потребовать ИП предъявить документы учета
На ИП распространяются стандартные требования Устанавливаемые для такового учета

Сегодня ведение такового учета имеет ряд особенностей, связанных именно с форматом ведения деятельности.

Внимание
В то же время есть ряд стандартных моментов, соблюдать которые необходимо обязательно. Важно внимательно изучить законодательные нормы — прежде, чем будет иметь место начало ведения такового учета.

По материалам: http://jurist-protect.ru/kak-vesti-kadrovyj-uchet-v-ooo-s-nulja/

Как правильно вести кадровый учет на малом предприятии?

Учет зарплаты на предприятии и многих других важных моментов основывается на первичных документах. Если ведение кадрового учета плохо поставлено, это отражается на работе всех отделов компании.

О всех нюансах его ведения и необходимых документах и пойдет речь в данной статье.

Зачем он нужен?

В любой организации, независимо от количества людей, существует обязательство вести такой учет. Он помогает документально оформить перемещение всего персонала. Для этого необходимо обязательно знать нормативные документы, касающиеся труда. Кроме того, нужно владеть навыками ведения кадрового делопроизводства.

Этот вид учета предназначен для необходимости:

  • правильно распределять людей в рабочих процессах;
  • искать незадействованные резервы;
  • вовремя определять и ликвидировать проблемы, касающиеся персонала.

Как его организовать с нуля: пошаговая инструкция

Перед работником отдела кадров всегда присутствует сложная задача организации такого вида делопроизводства. Для облегчения этого процесса важно для начала составить примерный план работы и определить, с какой последовательностью необходимо действовать:

  • Правильным решением будет сначала изучить нормативную документацию.
  • Подробно изучив её, производится непосредственная подготовка документооборота. Берутся все учредительные бумаги у руководителя и подробно изучаются. Вся документация должна соответствовать учредительной. У руководителя фирмы важно спросить, какие дополнительные условия он желает внести в распорядок труда. На основании его пожеланий составляются дополнительные необязательные документы.
  • Создание документации:
    • для начала документально оформляется директор;
    • далее составляется штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка;
    • разрабатывается форма трудового договора, который заключается со всеми сотрудниками. В него включаются все пункты, которые необходимы организации;
    • готовятся остальные важные бумаги и журналы;
    • необходимо решить, кто будет отвечать за трудовые книжки. Пока люди официально не приняты на работу, осуществлять их прием будет вынужден руководитель. Соответственно, делается приказ о принятии ответственности за сохранность, заполнение и выдачу трудовых руководителем;
    • после этого начинается официальный прием работников.
    • Важно обеспечить хранение всех кадровых бумаг и их использование.

После оформления трудоустройства для кадровика наступают обычные трудовые дни. Каждый день ведется табель учёта времени присутствия на работе каждого человека. Раз в год оформляется график отпусков.

Кадровик обязан заниматься документальным передвижением людей на предприятии, готовя соответствующую документацию. Кроме того, он должен составлять множество других бумаг.

Необходимые документы

Ряд основной документации, используемой кадровым работником:

  • Различные приказы о движении сотрудников: прием, перевод, увольнение, командировка и многие другие.
  • Штатное расписание. Его содержание должно совпадать с данными, указанными в договорах работников. Если что-то не совпадает, это говорит о нарушениях Трудового кодекса РФ. А это, как правило, приводит к наложению штрафов.
  • Табель учета рабочего времени.
  • Трудовые книжки. Кадровик забирает их при приеме на работу, в них делаются соответствующие записи, при увольнении они возвращаются.
  • Правила трудового распорядка внутри организации.
  • Трудовые договора. С каждым человеком заключается такой контракт, он служит началом рабочих отношений. Здесь главное проверить правильность составления, наличие всех подписей и дат. Если в условия работы вносятся изменения, например, перевод трудящегося или изменение оклада, обязательно готовится дополнительное соглашение. Они составляются на каждый случай отдельно.
  • График отпусков. Самое позднее за две недели до конца года во всех организациях должны быть готовы графики ухода работников в отпуск. Важно составить их так, чтобы одновременный отдых людей не сказался на рабочем процессе отдела или компании в целом.
  • Журналы учета. Существует множество журналов, необходимых для учета документов.
  • Обязательно ведется личное дело. Оно включает в себя: карточку Т-2, заявление о приеме на работу, листы ознакомления с приказами работодателя, копия удостоверения личности, справка о медосмотре, копии дипломов и военного билета.
  • Должностные инструкции. В них содержится подробное описание прав и обязанностей сотрудника.
  • Положение по оплате труда и премированию. Регламентирующий документ, на основании которого производятся все начисления заработной платы.

Существует еще много разной документации, которая тоже присутствуют на предприятиях. Но это уже относится к специфическим документам.

Кто этим обычно занимается?

В основном этот вопрос возникает в маленьких организациях. Обычно этим занимается кадровик, так как ведение этого учета является достаточно сложной задачей. К сожалению, не каждого руководителя можно уговорить на введение в штат такой отдельной должности. В связи с этим, ведением кадров часто занимается главный бухгалтер или сам руководитель по совместительству.

Как правило, это происходит в маленьких фирмах с целью экономии. Да и смысла нет на два-три человека вводить дополнительную единицу в штат. В данном случае схема получается такая: руководитель оформляет работников, а главный бухгалтер начисляет им зарплату. Основным законом, который регулирует отношения сотрудника и работодателя, является Трудовой Кодекс РФ. Именно он определяет права и обязанности обеих сторон.

Автоматизация процесса

Для удобства учета на предприятии руководитель должен позаботиться о внедрении специальной программы. В наше время таких систем большое количество, и все они удобны в обращении.

Широко используемая программа — это «1С: Предприятие». Она помогает систематизировать данные. Практически все документы печатаются с неё автоматически. Использование автоматизированных технологий упрощает сам процесс ведения учета.

Нюансы у ИП и ООО

Документация всегда должна быть в порядке. Важно правильно её вести и хранить. Существует несколько нюансов, которые важно брать во внимание в данной сфере:

  • Если ИП впервые оформляет работника, ему нужно будет пройти процесс регистрации в некоторых территориальных органах в статусе работодателя. А конкретнее — в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования. Существуют определенные сроки на такую процедуру:
    • 10 дней при оформлении в ФСС;
    • 30 дней на постановку на учет в ПФР.
    • Количество дней отсчитывается с первого дня приема на работу первого человека. Если этого не сделать, организацию ждут крупные штрафы.

    • Руководитель должен ознакомлять своих работников со всеми регламентирующими документами под роспись. Для этого заводятся специальные журналы, где сотрудники ставят подпись после того, как прочитали документы. К примеру, расчетный лист организация должна предоставлять каждый месяц лично в руки. В связи с этим, разумно заводить книгу о регистрации их выдачи. Это удобно тем, что в случае возникновения какого-либо конфликта, именно подпись докажет, что документ выдавался.

Возможные санкции за неведение

При отсутствии кадрового учета должностные лица будут отвечать по закону «Об административных правонарушениях». Им предусмотрен штраф:

  • на должностное лицо — в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
  • на юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, возможна приостановка деятельности организации до 90 суток. Если правонарушение повторяется, руководитель может быть подвергнут дисквалификации.

В случае, если организации предстоит проверка контролирующими органами, важно к ней подготовиться. Для этого нужно знать:

  • о предстоящей процедуре контролирующие инстанции должны предупредить минимум за трое суток;
  • проверка не должна превышать двадцать дней;
  • выездную проверку не имеют право проводить без руководителя.

Этот вид учета является главной составляющей любого предприятия. Поэтому его достоверное ведение позволяет обойти большое количество неприятностей.

По материалам: http://znaydelo.ru/personal/upravlenie/kadrovyj-uchet.html

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме пошагово

Изменился бланк постановки на миграционный учет – новая форма 2018 года

В 2018 году для постановки иностранных работников на миграционный учет теперь заполняется новая форма бланка уведомления. Рассказываем, как изменился бланк постановки мигрантов на миграционный учет, и на что обратить внимание при заполнении.

Постановка на миграционный учет – это регистрация иностранных сотрудников в ГУВМ МВД по юридическому адресу работодателя. Регистрация иностранцев по адресу работы является обязательной при официальном оформлении иностранных граждан на работу, и всю ответственность за нее несет работодатель.

Для постановки работника на миграционный учет необходимо собрать пакет документов и заполнить бланк уведомления о постановке иностранного гражданина на миграционный учет по месту работы, а затем подать их ГУВМ МВД.

Совет
Бланк уведомления необходимо заполнять по строго определенной форме, которая изменилась с этого года, согласно приказу, вступившему в силу с 1 января 2018 года, таким образом, вступил в силу новый административный регламент МВД России, устанавливающий порядок осуществления миграционного учета иностранцев в РФ. Соответственно, старая форма стала недействительной.

Несмотря на то, что кардинальных изменений в форме бланка не произошло, новая форма все же отличается от предыдущей.

Важная информация
На лицевой части бланка появились дополнительные графы для указания (дома, участка, владения и т.д.), а также типа помещения (квартиры, комнаты, офиса и т.д.) по адресу постановки иностранца на учет, которые необходимо заполнить согласно документу, подтверждающему право собственности.

На оборотной стороне бланка в разделе сведений о месте пребывания также появились дополнительные графы для указания (дома, участка, владения и т.д.), типа помещения (квартиры, комнаты, офиса и т.д.), а также пояснение для полей «печать организации» (при наличии) в разделе сведений о принимающей стороне и в отрывной части бланка.

Внимание
Поэтому работодателям мигрантов необходимо быть более внимательными, так как новая форма бланка миграционного учета уже вступила в законную силу, а значит старая больше недействительна и в МВД ее просто не примут. В результате работодатели могут пропустить крайне сжатый срок подачи уведомления и получить за это штраф до миллиона рублей.

Внештатные работники – это сотрудники, которых заказчик арендует для выполнения работ. Внештатные рабочие исполняют свои трудовые обязанности на территории и под управлением заказчика. При этом эти сотрудники официально оформлены в штат кадрового агентства, которое предоставляет персонал для выполнения работ.

Совет
На территории РФ в основном все внештатные работники – это иностранцы. Это связано с тем, что очень многие организации, которые хотят использовать дешевый труд мигрантов, просто-напросто не знают, как правильно оформлять мигрантов и вести их учет, поэтому просто переводят работников за штат на аутстаффинг.

На аутстаффинге официальным работодателем внештатных сотрудников становится частное агентство занятости, а значит, все функции и ответственность работодателя за этих работников автоматически переходят на агентство.

Таким образом, вывести мигрантов из штата – значит абсолютно легально использовать труд внештатных иностранных рабочих и при этом законно избавиться от утомительной процедуры их оформления, ведения кадрового, миграционного, налогового и бухгалтерского учета, а также любых рисков и штрафов, связанных с использованием труда мигрантов.При оформлении иностранных рабочих за штат работодатель:

  • Навсегда забывает про МВД, проверки и штрафы
  • Разгружает кадровую службу на 98%
  • Оптимизирует налоги и затраты
  • Защищен от нелегалов на 100%
  • Получает сотрудника, сразу готового приступить к работе

Чтобы вывести иностранных рабочих из штата своей организации, необходимо обратиться в кадровое агентство за услугой аутстаффинга работников.

Важная информация
Например, в кадровое агентство «ЗаШтатом». У нас процедура переоформления и перевода иностранных работников за штат на аутстаффинг происходит очень просто и занимает всего 15 минут.

В итоге официально трудоустроенные в наш штат мигранты выходят к заказчику на работу по договору предоставления рабочих со всеми необходимыми документами на руках и легально трудятся у него на объекте под его прямым управлением.

По материалам: http://ufms-rossii-gov.ru/poleznye-materialy-dlya-migrantov-i-ix-rabotodatelej/

Аутсорсинг кадрового делопроизводства и расчета заработной платы, особенности ведения кадрового учета в IT компании

Ведение кадрового учета – это обязанность любой организации. Прием на работу, увольнение, командировки, уход в отпуск, на больничный, и многое другое – все это, в целях защиты прав работников, нужно документировать, в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Внимание
Аутсорсинг кадрового делопроизводства – экономия ваших сил, времени и средств. Как показывает практика, содержание в штате группы специалистов не всегда целесообразно даже для крупных компаний. В то же время требование ведения кадрового учета никто не отменяет.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства в IT компании решит вашу проблему и поможет вести деятельность в соответствии с трудовым законодательством РФ. Вам больше не потребуется загружать бухгалтера непрофильной работой по ведению кадрового учета. Мы возьмем на себя обязанность ведения кадрового делопроизводства. Не нужно боятся за разглашение коммерческой тайны, мы работаем конфиденциально – пункт о неразглашении информации является обязательном в подписываемом с нами договоре.

Компетентное ведение кадрового учета, помимо того, что к нему обязывает трудовое законодательство РФ, если его передать в руки опытному и квалифицированному специалисту, станет хорошим инструментом, защищающим интересы фирмы и руководства.

Не редки случаи, когда руководитель осознает важность компетентного кадрового документооборота только после проверки контролирующими органами или возникновения трудового спора с работником. Отсутствие правильно оформленных документов грозит серьезными штрафными санкциями или нежелательным для работодателя судебным решением.

В настоящее время правильное ведение кадрового делопроизводства требует наличия на предприятии следующей кадровой документации:

  • штатное расписание
  • правила внутреннего трудового распорядка
  • личная карточка на каждого сотрудника
  • должностная инструкция
  • приказы по кадрам
  • приказы по отпускам
  • приказы по основной деятельности
  • график отпусков
  • табель учета рабочего времени
  • трудовые договора
  • журнал регистрации трудовых договоров
  • договоры о материальной ответственности
  • журнал учёта трудовых книжек
  • книги регистрации приказов по личному составу и по отпускам

И дополнительных документов:

  • положение о оплате труда и премированию
  • положение о кадровом делопроизводстве и приказ о ведении кадрового делопроизводства
  • положение о персональных данных сотрудников
  • положение об аттестационной комиссии
  • коллективный договор
  • и многое другое…

 Аутсорсинг кадрового делопроизводства позволяет:

  • повысить эффективность управления персоналом;
  • своевременно проводить мероприятия по охране труда (несвоевременное их проведение грозит материальной и криминальной ответственностью);
  • обеспечивается компетентный учет: кадров, рабочего времени и расчетов с работниками организации.

  Профессиональное ведение кадрового учета:

  • четко регламентирует отношения между работником и работодателем;
  • позволяет сформировать принципы корпоративных взаимоотношений;
  • дает возможность досконально отладить процесс кадрового управления и исключить вероятность трудовых споров.

По материалам: https://www.elantra-consult.ru/uslugi-po-vedeniyu-kadrovogo-deloproizvodstva-i-rascheta-zarabotnoy-platy

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *